Upphandling av hiss – steg-för-steg-guide för bostadsrättsföreningar

Upphandling av hiss – närmare bestämt upphandling av serviceleverantör för hiss – är något varje bostadsrättsförening med hiss bör göra var 3:e till 5:e år. Här är den kompletta guiden för styrelsen som vill göra det själva, utan att betala 40 000 kr till en traditionell hisskonsult.

När ska föreningen handla upp ny hisservice?

• Avtalet närmar sig sitt slutdatum (börja 6–9 månader innan).
• Ni är missnöjda med inställelsetider, dokumentation eller bemötande.
• Räkningarna har drivit iväg – många "tillkommande" arbeten utöver avtal.
• Föreningen vill säkerställa marknadsmässiga villkor (revision av kostnader).

Steg 1: Inventera hissarna

Samla in fabrikat, modell, årtal, antal stannplan, hisstyp och nuvarande styrsystem för varje hiss. Foton på skylten i hisskorgen räcker långt – och kan tolkas automatiskt av HissValets AI.

Steg 2: Definiera krav

Vilken servicenivå behövs (basservice/fullservice)? Vilka inställelsetider är rimliga? Behövs jouravtal? Vilka problem har ni haft med nuvarande leverantör som ni vill undvika?

Steg 3: Skapa förfrågningsunderlaget

Underlaget ska innehålla tjänstebeskrivning, avtalsutkast, hissförteckning, anbudsblankett och upphandlingsföreskrifter. Detta är det steg som tidigare krävde en hisskonsult – idag genererar HissValet det automatiskt på 30 minuter.

Steg 4: Bjud in 4–6 leverantörer

Använd både rikstäckande aktörer (Kone, Otis, Schindler, TK Elevator) och regionala specialister – de senare har ofta bättre lokala inställelsetider och mer förhandlingsbara priser. HissValet föreslår automatiskt rätt blandning för ert område.

Steg 5: Utvärdera anbuden

Räkna jämförelsepris enligt en fast formel (fast avgift + timpriser × volymantagande + materialpåslag). Lägsta jämförelsepris vinner – men kontrollera även referenser och ekonomisk stabilitet (Creditsafe rating ≥ 40 är en rimlig lägstanivå).

Steg 6: Tilldelning och avtalstecknande

Skicka tilldelningsbeslut till alla anbudsgivare. Underteckna avtalet med vinnaren enligt bifogat avtalsutkast – inte leverantörens standardavtal. Säg upp det gamla avtalet i god tid enligt dess uppsägningsklausuler.

Vanliga misstag att undvika

• Att bara begära in pris utan strukturerad anbudsblankett – det blir omöjligt att jämföra.
• Att skriva på leverantörens standardavtal (där ni alltid är förlorare juridiskt).
• Att glömma vitesklausuler – då finns ingen påföljd om SLA inte hålls.
• Att missa uppsägningsfönstret och fastna i tyst förlängning på 3 år.